Sabemos que muitas vezes planejar um evento corporativo pode ser uma dor de cabeça, pois há muitas variáveis a levar em conta. Mas escolher o local e o espaço certos pode ser uma das partes mais desafiadoras. Por ser um dos principais fatores que dirão se seu evento será ou não um sucesso, além de determinar o custo de todo o projeto.
A Salas Brasil tem como solução, a diversidades de espaços que oferece, tendo diferentes endereços, características e preços, onde o cliente pode realizar seu evento onde melhor o atende. Abaixo trouxe algumas dicas e conselhos para seguir antes de planejar seu evento!
Capacidade.
O primeiro ponto antes de escolher o local é definir qual será o porte do seu evento: pequeno, médio ou grande. Determine uma previsão da quantidade de pessoas que estarão presentes no evento, e consulte a capacidade do espaço escolhido. Lembre-se, uma das queixas mais comuns que escutamos por aí é: “Nossa, que lugar cheio!”, então é melhor pegar um local um pouco maior do que um pequeno demais. Evite correr riscos e se arrepender depois.
Trânsito.
Escolher um espaço no centro da cidade, ou em bairros muito comerciais, pode ser muito comodo e bem localizado. Porém suas imediações possuem a maior concentração de escritórios e prédios comerciais. Esse fator faz com que nos horários de pico, que normalmente são os horários de início e término dos eventos corporativos, haja uma concentração de carros nas vias e de pessoas nos transportes coletivos.
Tornando o que devia ser uma facilidade, em um obstáculo para seu evento. Tome isso em consideração na hora de escolher o local ideal.
Faça uma visita.
Estabeleça todos os possíveis problemas antes de reservar o espaço.
Faça uma lista dos locais que satisfazem seus critérios e planeje um dia para uma visita de reconhecimento, o que agilizará o processo e lhe poupará tempo e dinheiro. Não veja os locais apenas por ver. Não adianta gastar horas planejando tudo, só para chegar lá e descobrir que o espaço é pequeno, ou caro demais. Obtenha primeiro a informação.
Acessibilidade.
Os seus convidados terão muita dificuldade para chegar ao local, seja de taxi, ônibus, metrô ou carro? Para que seu evento seja um sucesso, é muito importante escolher um local de fácil acesso, como os espaços da Salas Brasil que estão sempre (exceção da unidade Alphaville) próximos ao metrô de São Paulo.
Uma boa dica é fazer um mapa de acesso ao local com informações úteis sobre meios de transporte e divulgar nos flyers, newsletters e convites do evento.
Lembre-se também de avaliar se o local possui espaço exclusivo para carga e descarga próximo ao palco e se a montagem não vai interferir na circulação dos convidados.
Preço.
Quando cabe a você a função de organizar um evento, tenha em mãos um orçamento (budget) predefinido, assim facilita todo o processo de decisão do espaço, já que poderá excluir os que não estão dentro do valor.
Um espaço localizado em um bairro nobre, sempre terá um custo maior que os demais. Leve isso em consideração na hora de determinar o valor do seu budget.
Não deixe de negociar o preço, e sempre compare com outros espaços, levando em conta sempre as características do local, pois isso ajudará a solidificar sua decisão.
Segurança.
Em todos os sentidos. Primeiro investigue se o bairro possui uma estatística alta de número de assaltos ou roubos de veículos. Preze pela segurança dos seus convidados, mesmo do lado de fora do evento. Leve em consideração também as saídas de emergências disponíveis e se elas realmente funcionam (se são grandes, bem identificadas e de fácil acesso). A segurança do local também é composta pela equipe que ficará responsável pelo público durante o evento.
Condições Sanitárias.
É um elemento fundamental para o público. Ninguém consegue se concentrar em um evento se estiver com vontade de ir ao banheiro. Ao visitar o espaço antes da contratação, verifique se os banheiros estão em boas condições de uso, se o número atende confortavelmente o seu público, e ainda se é oferecido serviços de limpeza. Caso o local não preencha este requisito, você pode optar por contratar um serviço externo de limpeza.
Gostou de nossas dicas? Entende o quão importante é para o seu evento escolher o melhor espaço? Não deixe de compartilhar em suas redes sociais!