8 formas de reduzir custos em eventos corporativos

Sendo uma das mais relevantes e importantes estratégias de marketing, a grande maioria das empresas, independente de seus portes ou segmentos, realizam seus eventos corporativos, que vão desde um treinamento ou palestra para os colaboradores, até uma ação estratégica para promover algum serviço ou produto. 

Porém, o grande problema é que os eventos se mal administrados podem acabar saindo da verba da empresa, portanto é muito importante que os organizadores encontrem soluções que ajudem a reduzir os custos sem deixar a qualidade de lado!

Aqui vamos avaliar 8 estratégias que você pode usar para garantir uma boa redução de custos na organização de eventos.

Local

Escolha um local que esteja de acordo com as necessidades e com o porte do seu projeto. É essencial, sempre adequar o tamanho do local ao número de convidados, evitando reservar um ambiente grande demais sem necessidade. Afinal, essa escolha representa custos maiores!

Já escolhido um espaço de eventos corporativos, veja o que está incluído no contrato, para que você não tenha que terceirizar tantos outros serviços. Por aqui na Salas Brasil, por exemplo, sempre está incluso os equipamentos básicos; projeção, sonorização, iluminação e climatização. Também garanta tenha fácil acesso para os convidados, como proximidade ao metrô e avenidas, assim você poderá economizar com transporte dos convidados. 

Fornecedores 

O segredo está em buscar sempre o melhor custo-benefício. Nunca deixe de pesquisar diferentes fornecedores e orçamentos! Uma simples busca na internet já costuma ser capaz de oferecer uma extensa lista de fornecedores. E alguns podem estar dispostos a flexibilizar seu preço. 

Busque descontos, condições, prazos ou benefícios. É de extrema importância conhecer o maior número possível de fornecedores antes de fechar um negócio. E quem sabe, encontrar uma possibilidade de permutar algum serviço ou uma participação (ou parceria) no próprio evento!

Data

Apesar de não parecer, escolher a data certa pode ajudar muito na economia durante o planejamento. Certos períodos do ano, como datas próximas ao final do ano, representam custos mais altos tanto em relação a locação dos espaços, como à contratação dos fornecedores.

Programe seu calendário de eventos corporativos, e fuja ao máximo das épocas mais caras e de dias concorridos! Tudo isso pode ter um saving significativo no custo final do seu evento. Seja flexível e esteja aberto a uma margem de datas.

Esteja preparado para emergências

Fique atento e deixe tudo preparado para um possível imprevisto, deixe uma parte do seu orçamento para esses casos. Lembre-se de que soluções emergenciais são sempre mais custosas que as habituais. Por isso, é importante que você já esteja preparado! Se não for preciso, melhor. Você economizou esta quantia.

Confirme os participantes

Crie um esquema ou use algum sistema para a confirmação de presença dos convidados, tendo uma noção do real número de participantes do seu evento. Assim, você pode ter essa média em mente quando for fechar todos os tipos de serviços. Mas, não esqueça de sempre considerar uma margem para evitar faltas.

Ferramentas 

Não usar a tecnologia a seu favor nesse meio, é desperdício! Atualmente, há diversas opções de aplicativos, softwares e ferramentas digitais que têm como objetivo facilitar tudo – automatizar processos, agilizar planejamentos, fornecer indicadores precisos, interagir com os convidados, auxiliar na tomada de decisões e no final, proporcionar uma relevante economia. Use tudo isso à seu favor! Por aqui, nós indicamos a ferramenta para eventos mobLee.

Anote todos os gastos

No caso de ser seu primeiro evento corporativo, ou o primeiro evento de um segmento, é importante anotar todo e qualquer gasto realizado. Pode ser feito em ferramentas, como já citado, ou até mesmo em blocos tradicionais.

Assim, no final você pode emitir relatórios de produção, permitindo detalhar minunciosamente os gastos provenientes. É um passo fundamental para quem trabalha com eventos recorrentes, pois permite aperfeiçoar seu controle de gastos a cada novo evento, cortando os que não foram bem investidos ou que não trouxeram um retorno eficiente. 

Especialistas

Se tem como objetivo garantir que todos os custos do seu evento sejam minimizados, vale ressaltar que existem muitas empresas especializadas na organização de eventos corporativos, que já tem ampla experiência no gerenciamento de orçamentos. E contratar esse tipo de serviço, ao contrário do que pode ser pensado, é um custo adicional muito baixo em relação a economia que podem trazer para seu evento, além de poupar o seu tempo. Conte sempre com a ajuda de especialistas!

Gostou de nossas dicas? Já está preparado para reduzir custos em eventos? Não deixe de compartilhar e seguir a Salas Brasil em suas redes sociais!