Já falamos aqui sobre a importância que um evento corporativo proporciona não somente para os funcionários, mas para a empresa e o negócio em questão. Em curto prazo, esses benefícios já podem ser notados, visto que as ideias e conhecimentos são desenvolvidos logo no início de cada apresentação. Hoje vamos abordar algumas dicas para organizar um evento corporativo de forma dinâmica e eficaz. Vale lembrar que imprevistos são muito comuns e também falaremos acerca deste assunto e suas possíveis soluções!
Organização é tudo!
Saber planejar e organizar as ideias é o ponto inicial para qualquer situação da vida. Isso se aplica também na área corporativa e principalmente na realização de eventos. Ter uma estratégia também é importante nessa hora. O primeiro passo é traçar todos os objetivos do evento. Defina o número de pessoas, o tipo de evento que será realizado (curso, palestra, treinamento, workshop, etc.), duração e finalidade: motivar funcionários? Ensinar o uso de uma nova ferramenta? Reforçar algum conhecimento em que os colaboradores estejam com dúvidas?
Essas e demais perguntas devem ser feitas para que seja traçado um plano e ao final do evento, ser possível observar as metas alcançadas e pontos a melhorar em um evento futuro.
Planeje tudo com antecedência
Após traçar o plano de organização e estratégia, é preciso planejar tudo com antecedência. Se um dos objetivos do evento for de que ele seja um sucesso e agradável a todos, não deixe nada para a última hora. Informe-se sobre a verba disponível para ser investida no evento e procure trabalhar com base nela, para isso, não poupe nas pesquisas e orçamentos. Faça cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados. Se o evento precisar de uma decoração especial ou brindes, procure escolher com antecedência cada quesito, dessa forma, tumultos e frustrações na hora da distribuição serão evitados.
Escolha o melhor para a empresa
É comum que na hora do orçamento, preços muito altos e muito baixos sejam cotados, mas, atente-se ao custo-benefício. Não adianta pagar barato em um serviço de baixa qualidade e prejudicar o evento inteiro, não é mesmo? Para quem não possui muita experiência na organização de eventos, para quem vai organizar o evento em ambiente externo ou mesmo para quem não quer ter tanto trabalho e deseja poupar tempo e quer que o resultado seja impecável, a melhor escolha é a locação de espaços. Além de ceder o espaço ideal para o tipo de evento que a empresa está realizando, serviços como: estacionamentos, alimentação e equipamentos que são necessários para a apresentação são disponibilizados. Uma preocupação a menos, não é?
Chegou o grande dia!
Não se desespere e mantenha calma! Momentos antes do evento é imprescindível que todos os equipamentos (ar-condicionado, computadores, internet, etc.) sejam verificados para garantir o funcionamento.
Imprevistos são comuns, para cada momento inesperado, aja com calma e racionalmente. Atrasos de palestrantes ou fornecedores de alimentos são praticamente inevitáveis. Por isso, agende a presença de todos com o máximo de antecedência possível. Seja sincero com o público, evite deixá-lo esperando sem nenhuma explicação.
No final do evento, valorize cada feedback. É importante ouvir a opinião dos participantes para que pontos a melhorar sejam trabalhados e a aprimorados em experiências futuras.