Organizar um evento corporativo pode ser visto como uma tarefa fácil aos olhos de uns. Na verdade, sem planejamento, preparação, organização e paciência, o evento que você sonhou ser um verdadeiro sucesso, pode transforma-se em um verdadeiro fracasso. Mas, estamos aqui para te ajudar! Para que você não passe por frustrações no seu evento corporativo reunimos 5 erros que não devem ser cometidos. Vamos a eles?
- Falta de planejamento
É compreensível que em muitas das vezes, o prazo seja curto e você acabe ficando muito atarefado e sem saber por onde começar, mas, independente de tudo isso, PLANEJE-SE! De todos os erros, este é o maior e o mais grave. Sem planejamento, a tendência das coisas saírem de controle é muito maior. O primeiro passo para o planejamento é entender quais são as necessidades que o evento terá. Anote tudo no papel, tire dúvidas, se necessário e, se você não tem experiência nenhuma, pesquise. Pesquise eventos realizados semelhantes ao que você pretende realizar. Reúna todas as ideias e trace os principais objetivos. Recolha todas as informações básicas e necessárias: data do evento, quantidade de pessoas, recursos financeiros, tamanho do evento, tempo de duração, formas de divulgação e mão de obra. Feito isso, elabore uma planilha como plano de ação, determinando datas e prazos para a tarefa que será realizada.
- Falta de criatividade para realizar o evento
Você pode até se inspirar em outros eventos, mas procure sempre inovar. Uma boa dica é estar sempre atualizado sobre as novidades, como novas tecnologias e formatos inusitados. Criatividade e ousadia são fatores que farão do evento uma experiência inédita e inesquecível.
- Falta de Networking no evento corporativo
O networking deve ser feito antes, durante e após o evento. Ele é a porta de entrada para o sucesso, por isso, relacione-se bem com clientes, fornecedores e colaboradores. Não deixe de realizar um processo com os registros dos dados básicos de cada convidado no início e após o evento, é de extrema importância que você receba os feedbacks, eles ajudarão muito em eventos futuros. Saber ouvir e entender pontos de erros e acertos demonstra a importância que cada convidado teve no evento. E não deixe que o contato se perca! Esteja sempre em contato com o público, seja por e-mails, redes sociais ou até mesmo, newsletter.
- Má divulgação do evento
Nessa hora, muitas pessoas se afobam e divulgam o evento em todos os veículos. Mas não é bem assim! Com a era digital, plataformas sociais como o Facebook, Linkedin, Youtube, Twitter, blog e e-mail, são ótimas para divulgação, mas prefira as ferramentas que estão de acordo com o seu público-alvo. Algumas questões são importantes para a escolha desses meios de comunicação: O perfil do meu público-alvo está em qual rede? Que tipo de informação ele procura? Como posso atingi-lo?
Faça esses questionamentos e terá uma boa divulgação no seu evento corporativo.
- Nervosismo para resolver imprevistos
Nervosismo e ansiedade são sintomas normais diante de um evento corporativo, mas fique calmo! Por mais que o plano de ação seja traçado, sempre haverá algo que não sairá exatamente como o planejado. Isso é normal, imprevistos acontecem e todos nós somos passíveis de erros. Nesses casos, respire fundo e aja com calma. Nenhuma atitude deve ser tomada no momento do nervosismo. Uma dica fundamental é fazer um planejamento de riscos, assim, qualquer imprevisto pode ser resolvido com uma “carta na manga”, e tudo ficará dentro das expectativas positivas.