Uma das providências mais importantes ao realizar um evento é a escolha do espaço em que ele será propiciado. Para os mais experientes – e até mesmo para os não tão experientes assim – essa pode ser uma tarefa bastante difícil, já que a escolha do espaço influencia na estrutura completa do evento. Reunimos aqui algumas dicas úteis de como escolher o espaço perfeito para o tipo de evento corporativo que será realizado.
Eventos empresariais
Para esse tipo de evento, o local deve comportar o público estimado de forma confortável e que seja possível a circulação de pessoas. Outro ponto importante é a decoração e o bufê. O local também deve ser de fácil acesso, pois sendo o evento oferecido pela empresa, é desagradável para os convidados se deslocarem para locais muito longe.
Palestras, conferências e congressos
Esse tipo de evento exige um local em formato de auditório, cadeiras confortáveis, boa iluminação, possuir uma boa acústica e a permissão de equipamentos como projetor, microfone, etc.
Cursos e workshops
Para eventos que possuem o caráter educacional, é necessário uma atenção especial. O foco é a mensagem que o educador levará, portanto, o local deve possuir cadeiras confortáveis, um palco, equipamentos e uma acústica impecável.
Ele pode ocorrer em salas ou auditórios, depende da proposta que terá. Para cada uma dessas, defina o tamanho das mesas e o espaçamento entre elas.
Dicas importantes
Segurança: Além do local, outros componentes importantes também integram a comodidade do espaço escolhido, como a segurança e o cuidado com os convidados. Verifique se o local disponibiliza seguranças que controlem entrada e saída. Verifique também se o número de seguranças é compatível com o tamanho do público. Confira se o local possui kit de primeiros socorros, extintor e uma saída de emergência. É sempre melhor prevenir do que remediar.
Sanitários disponíveis: Verifique o estado dos sanitários, se está de acordo com o número de pessoas que participarão do evento e se o local oferece serviço de limpeza. Pode não parecer, mas ninguém vai se sentir bem em um evento que não tenha condições de utilizar o banheiro.
Localização e infraestrutura: A localização do espaço deverá ser fácil e acessível. Por se tratar de um evento fornecido pela empresa, uma boa dica é colocar no convite um mapa com instruções de chegar até o local. Informe-se sobre pontos de ônibus e metrôs próximos, estacionamentos e pontos de táxi.
Quanto à infraestrutura, visite antes o local e veja se todos os móveis estão em condições de uso. Muito mais que uma questão de beleza, verificar as condições do local é uma questão de segurança.
Alimentação e Bebidas: Em qualquer tipo de evento disponibilize jarras de água para todos os convidados. Se optar por servir almoço, cuidado na hora da escolha do cardápio. Comidas pesadas e sobremesas exageradas podem deixar os convidados com mal-estar. Prefira alimentos leves e saudáveis. Se for servir um café da manhã, prefira os alimentos mais populares, pois é difícil atender o gosto de todos. Certifique-se que há assentos suficientes e que todos estão sendo servidos bem.
Por fim, agradeça a presença de todos, a cordialidade e simpatia geram confiança e sensação de continuidade. Aposte nessas dicas e sucesso!