Imprevistos em seu evento corporativo? Saiba o que fazer!

Ao organizar um evento corporativo, seja ele uma palestra, curso ou até mesmo um workshop, torcemos e agimos para que nada saia do planejado. Por mais que tracemos um plano e atualizemos o check-list, uma coisinha ou outra sempre acaba fugindo do que foi combinado. Caso isso aconteça, não se apavore! Tenha uma carta na manga e saiba o que fazer para amenizar a situação. Reunimos alguns dos imprevistos mais comuns em eventos corporativos seguidos de dicas para resolver cada um dos problemas. Vamos lá?

Atrasos são comuns em eventos corporativos

Com a correria do dia a dia, trânsito, voo atrasado, impossibilidade de estacionar o carro e outros fatores podem contribuir para que as pessoas se atrasem. Mas isso não pode e não deve ser prejudicial às pessoas que chegaram no horário, certo? Caso o palestrante não chegue no horário ou até mesmo não compareça, é importante ter uma segunda pessoa para ministrar a palestra. Para minimizar possíveis imprevistos, informações como: horário de pico, estacionamentos próximos e mapa de como chegar até o local do evento, devem ser transmitidos ao palestrante. Desse modo, ele pode se preparar com antecedência e evitar imprevistos. Outra opção é reservar uma sala para que o palestrante chegue antes e possa aguardar até o inicio da apresentação. Se ele está vindo de outra cidade, reservar um hotel também pode impedir que tais imprevistos ocorram. Seja sempre honesto com o público. A pior coisa é deixar os convidados esperando sem nenhuma explicação. Avise-os sobre o ocorrido e informe-os que as providencias estão sendo tomadas.
Agora, para evitar atrasos da parte dos fornecedores, combine com antecedência o horário de chegada e um dia antes da data programada faça a confirmação do horário.

Mais participantes que o previsto                         

Você traçou o número de convidados mas quando chegou a hora do evento, percebeu que o palestrante, presidente, chefe de alguma outra empresa acabou levando também algum amigo ou familiar. O que fazer? Primeiramente, para evitar que as pessoas fiquem sem lugar, é de suma importância que no planejamento do evento, seja traçado uma quantidade mínima e uma quantidade máxima de pessoas no local. Outra dica importante é saber qual o número de pessoas que confirmaram presença. Hoje em dia, existem ferramentas para enviar o convite e saber se a pessoa aceitou ou não comparecer. Se o local do evento permitir, reserve alguns assentos para possíveis acompanhantes de convidados, assim, caso alguém se sinta confortável em levar alguém, essa pessoa não correrá o risco de ficar em pé e mal abrigada.

Equipamentos com mau funcionamento ou sem funcionar

Para evitar que isso aconteça e coloque em risco o sucesso da apresentação, é necessário que o palestrante teste os materiais antes de começar a apresentação. Às vezes, é bem compensativo pagar uma diária a mais, só para garantir o funcionamento de todos os equipamentos. Outra alternativa bacana é pedir ao palestrante que ele tenha um segundo material tangível caso o primeiro não funcione.
Para equipamentos como ar-condicionado ou bebedouros quebrados, é importante ter garrafas de água para todos e janelas bem abertas. Caso o ar-condicionado não funcione, é preferível que a pessoa tenha pelo menos uma garrafa de água para se refrescar. Mas, vale reforçar: antecedência é tudo! Não deixe nada para a última hora! Pense nos mínimos detalhes, assim, você encontrará uma saída, evitará problemas piores e fará do seu evento corporativo um verdadeiro sucesso.

 

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