Hoje em dia é muito comum que empresas realizem reuniões, processos seletivos, treinamentos, cursos e demais atividades corporativas em locais fora do ambiente de trabalho. Primeiro porque o custo é reduzido. Segundo porque quaisquer atividades externas melhoram o desempenho e comportamento do colaborador. Para que os benefícios desse tipo de atividade sejam notados, é preciso que o evento seja formidável. E para isso, a escolha do espaço é de suma importância, pois determina grande parte do sucesso que o evento terá. Separamos hoje alguns fatores que devem influenciar na sua decisão na hora de escolher a empresa que fará a locação do espaço e outros serviços.
Competências
Procure sempre por empresas profissionais. É comum que algumas locações funcionem irregularmente apenas para terem uma renda extra. O mais indicado é que você procure por empresas que trabalham exclusivamente com locação de espaços para eventos corporativos. Como encontrar empresas profissionais? Cheque se empresa possui endereço físico e se aceita a visitação de clientes. Verifique se a empresa possui fotos do local e fotos de outras empresas que já contrataram o mesmo serviço.
Reputação
É importante pesquisar a reputação da empresa porque será ela que não medirá esforços para que o evento seja perfeito e nada saia errado. Os erros mais comuns são: entregar quantidades erradas de materiais; não oferecer assistência para a montagem e testes de equipamentos; atrasos no serviço de alimentação e bebidas e materiais em mau estado de conservação.
Para consultar a reputação de uma empresa é simples: basta fazer uma consulta pela internet, você pode entrar em sites de reclamação ou em redes sociais muito acessadas (Facebook e Twitter). Alguns exemplos de sites são: Reclame Aqui, Reclamão e Denuncio. Nas redes sociais, visite a fanpage e veja o perfil da empresa, note as avaliações dos usuários e comentários dos clientes sobre a empresa.
Localização da empresa
Empresas de locação trabalham em diversas localidades, geralmente em regiões de fácil acesso e próximas a bairros corporativos, justamente para incentivar a comunicação e networking.
Escolher o local para o seu evento é muito importante, pois, um lugar de difícil acesso, não garante o comparecimento de todos e demonstra pouca preocupação com a participação de todos os convidados.
A localização deve ser próxima de metrôs, terminais de ônibus, pontos de táxi e estacionamentos. Se possível, envie um pequeno mapa de “como chegar até o local” no verso dos convites. Isso fará com que as pessoas se programem para comparecer ao evento em questão.
Recomendações
Como já falamos, empresas de locação tem um “feeling” maior sobre o assunto, então, se estiver com dúvidas ou quiser acrescentar outros serviços ou opções ao evento, consulte sempre a opinião e indicação dos profissionais que lá trabalham.
Contrato
Para manter o processo mais organizado e para diminuir a chance de acontecer mal-entendido, o contrato de locação é muito útil, tanto para o locador como para o locatário.
O contrato deve conter: código, valor e quantidade de materiais alugados (flip-chart, microfone, etc.), período de locação, data e local do espaço e políticas gerais da empresa. Esse documento deve ser exigido para organizar o processo todo.
As empresas que locam espaços existem para auxiliar na organização dos eventos corporativos e não para causar imprevistos e problemas. Pesquise sempre e estude todas as possibilidades, esse é o primeiro passo para que o evento seja um sucesso.